為滿足企業在簡單會議與團體活動管理方面不斷增長的需求，全球領先的酒店解決方案提供商HRS近日推出了一項新的服務——會議與團體（M&G）采購。目前，全球企業在會議上的支出已達5650億美元，并且這一數字預計在2019年還會繼續增長。如何更好地管理這項不斷增長的業務支出是企業關注的問題，HRS會議與團體采購服務將助力企業應對這一挑戰。

最新推出的會議與團體（M&G）采購服務完美匹配并補充了HRS獨有的端到端酒店解決方案。HRS以企業差旅酒店的智能采購服務而聞名全球，在200多個國家和地區幫助企業每年實現數百萬美元的節省，并帶給企業極具競爭力的酒店價格。越來越多的HRS客戶在酒店采購的基礎上采用完整的端到端酒店解決方案，包括持續的價格審查、包含公司協議價和HRS商旅價酒店的搜索及預訂，以及集中支付和其他自動化的解決方案。

“通過推出這項全新的服務，HRS為企業創建了首個端到端的會議與團體解決方案。HRS現在可以在全球所有市場中成為企業商旅管理領域的唯一合作伙伴，提供從采購到支付的端到端解決方案。”HRS采購解決方案副總裁馬可·伊拉里奧(Marco D'Ilario)表示，“HRS目前可進行年度酒店計劃的采購，在搜索及預訂中實現協議價格的優先顯示，自動實現合規目標，提升預訂流程效率。”

端到端的會議與團體解決方案為企業提供了全新的選擇，在幫助企業提升會議與團體活動支出的透明度的同時，利用HRS久經市場考驗的智能酒店采購流程和全球酒店專家網絡，在會議場地、住宿、餐飲費用等方面為企業帶來更大節省。

研究表明，日益增長的會議與團體支出中存在巨大的節省空間

今年7月，全球商務旅行協會（Global Business Travel Association）和HRS圍繞當今企業會議與團體活動領域中存在的挑戰、規模和機遇，共同開展了一項調研。結果顯示：

• •簡單的會議與團體活動，即參會者不超過50人、場地要求基本可以復制的會議，在公司每年會議安排中占比達50-70%
• •70%的會議與團體活動策劃者不會按照既定流程來采購并預訂這些會議場所
• •令人震驚的是，其中77%的策劃者通過消費者渠道來搜索場地，而非利用企業的首選酒店，這帶來了潛在的關照義務風險

調查結果所揭示的不合規操作將給企業帶來更多額外成本。而這些成本預計在2019年還將有所上升。一家大型旅游管理公司預計明年企業會議的數量將增加5-10%。在國際會議專業人士協會(Meetings Professional International)的“會議展望”調查中，55%的受訪者表示合同談判正變得日益復雜。

企業會議部門采用會議與團體(M&G)采購的六大好處

隨著會議與團體(M&G)采購服務的推出，會議部門可以預見以下好處：

• •直接節省
• •優化策劃流程
• •更多的時間將用于戰略性活動
• •提升全球數據的透明度
• •通過預先審批的標準合同條款減少責任
• •通過采用集中支付來簡化財務流程 

綜合起來，這些好處將推動提升使用率。例如，通過預先批準的合同條款，即使是資歷尚淺的策劃者也無需等待在采購團隊審核之后再將會議合同授予酒店。這類延遲經常會導致公司錯過可選日期，增加策劃者的工作時間和復雜性。

除了采購外，HRS還擁有一個自動化、簡化的搜索和預訂平臺。該平臺將幫助公司實現其差旅管理的目標，比如優先顯示企業協議酒店。憑借HRS業界領先的價格保護技術，會議策劃者將無需支付超出協議價格的額外費用。會議策劃者以協議價格預訂時能在取消政策、押金和付款條款方面實現100%的準確度。

伊拉里奧(D’Ilario)先生說：“相比于全球其他差旅服務公司，HRS擁有酒店差旅采購方面的專業經驗，并率先利用這一優勢來幫助會議部門整合其購買力。公司在簡單會議與團體領域擁有巨大的成本節省潛力；我們非常高興能幫助他們發現新的節省空間。”